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この処理方針 は、 ソウルジャパンクラブ（以下 本会） が 情報主体に対して個人情報の処理に関する手続及び基準を案内し、これに係る苦情を迅速且つ円滑に処理できるようにするために策定・開示します。

本会が収集・利用 する個人情報は、次の目的に沿った利用を行うものと します 。

• （１）会費の徴収 、 各種 会議の開催、その他文書の送付など
• （２）専門委員会 など法人 活動サポートグループの活動 、イベント開催など個人活動サポートグループの活動に必要な緊急連絡網等メンバーリストの作成
• （３）会員相互の親睦や交流のための活動
• （４）安全対策上の活動

本会は、以下の個人情報項目を処 理しています 。

• 会員加入時 （家族を含む） : 氏名、生年月日、性別、 勤務先名ほか勤務先 情報、自宅住所、電話番 号 やメールアドレスなどの連絡先等

• （１）本会が収 集 ・ 利用する個人情報は、法令による個人情報の保有 ・ 利用期間又は情報主体から個人情報の 収 集の際に同意を得る個人情報の保有・ 利用期間内に個人情報を処 理 、保有します。
• （２）個々の個人情報の処理及び保有期間は、次の通りです 。
• 氏名、生年月日、性別、勤務先名ほか勤務先情報 、自宅住所、電話番号やメールアドレス などの連絡先等会員退会後 1 年を経過して初めて迎える1月末日

本会は、情報主体の個人情報を処理する目的で明記した範囲内で処 理し 、情報主体の同意、法律の 特段の 規定など個人情報保護法第１７条と第１８ 条 に該当する場合に限って個人情報を第三者 に提供し、それ以外には情報主体の個人情報を第三者に提供しません。

• （１）本会は、円滑な個人情報業務処 理のために、次の通り、個人情報処理業務を委託しています 。
  

  受託者	委託業務
  Soft Factory	会員情報データベースシステムの運用保守



• （２）本会は、委託契約の締結にあたり、 「個人情報保護法」 第２６ 条 に基づいて委託業務 の 遂行目的以外の個人情報処理禁止 、技術的・管理的保護措置、再委託制限、受託者に対する管理・ 監督、損害賠償など責任に関する事項を契約書などの文書に明記し 、受託者が個人情報を安全に処 理するかどうかを監督しています。

• （１）本会は、個人情報保有期間の経過 、処理目的の達成など個人情報が不必要 になったときは、 遅滞なく当該個人情報を破棄します 。
• （２）本会は、情報主体から同意を得た個人情報の保有期間が経過し、又は処理目的が達成されたにも拘らず、他の法令に基づいて個人情報を引き続き保存しなければならない場合は 、 当 該個人情報を別途のデ ー タベ ー ス （ＤＢ）に移し、又は保管場所を変えて保存します。
• （３）個人情報の 破棄手 続 及び方法は、次の通りです 。
  • １．破棄手続
    本会は、破棄事由が発生した個人情報を選定し 、本会の個人情報保護責任者の承認を得て個人情報を破棄します。
  • ２．破棄方法
    本会は、電子的ファイルの形態で記録・ 保存された個人情報は、記録を再生できないように破棄し 、紙文書により記録・ 保存された個人情報は、粉砕機で粉砕し、又は焼却して破棄します 。

• （１）情報主体は、本会に対していつでも個人情報の閲覧・訂正・削除・処理停止の要求などの権利を行使することができます。
• （２）権 利行使は、本会に対して書面などにて行うことができ、 本会はこれに対 して遅滞 なく措置を講じます 。
• （３）権 利行使は、情報主体の法定代理人又は委任を受けた者など、代理人を介して行うこともできます 。この場合、「個人情報 処 理方法に 関 する告示（第 2020-7 号 ）」別紙第１１号書式による委任状を提出しなければなりません 。
• （４）個人情報の閲覧及び処理の停止要求は、「個人情報保護法」 第３５条第４項、第３７ 条第２項に基づき、情報主体の権利が制限されることがあります 。
• （５）個人情報の訂正及び削除の要求は、他の法令にその個人情報が収集対象として明記されているときは、その削除を求めることができません 。
• （６）本会は、情報主体の権 利による 閲覧 の要求 、訂正・削除の要求、処理停止の要求にあたって閲覧などを求めた者が本人であるか、又は正当な代理人であるかを確認します 。

本会は、個人情報の安全性の確保を図るために、個人情報処理システムなどへのアクセス権限の管理など 、個人情報保護法に基づく措置を講じています。

• （１）本会は、利用者に個別のカスタマイズサー ビスを提供すべく、利用情報を保存して随時に呼び出す 「クッキ ー （cookie ）」 を使用します。
• （２）クッキー は、 Web サイトを運 営 する上で 用いられる サ ー バ ー （http ）が利用者のコンピュ ー タ ー・ ブラウザ ー に送る少量の情報であり、利用者らの ＰＣコンピュー タ ー内 のハ ー ドディスクに保存されることがあります。
  
  • ア. クッキ ー の使用目的 ： 利用者が訪問した各サ ー ビスと Web サイトなどの訪問及び利用形態 、人 気検 索 ワード 、セキュリティ接続の有無などを把握し、利用者に最適化した情報提供のために用いられます。
  • イ. クッキ ー の設置・運営及び拒否 ： Web ブラウザ ーの上段のツール＞インタ ーネットオプション＞個人情報メニューのオプション設定を通じ、クッキー保存を拒否することができます 。
  • ウ. クッキ ー 保存を拒否する場合、カスタマイズ型サ ー ビスの利用に困難を伴うことが あります 。

• （１）本会は、個人情報の処理に関する業務を統括して責任を負い 、個人情報の処 理に係る情報主体の苦情処理及び被害救済などのために、以下の通り、個人情報保護責任者を指定しています 。
  
  
  • ‣ 個人情報保護責任者
  • 氏名 ： 朴 鉉奭
  • 職責 ： 企画部長
  • 連絡先 ： ０２－７３９－６９６２～３
  
  
• （２）情報主体は、本会のサー ビス（又は事業）を利用する上で発 生したすべての個人情報保護に係るお問い合わせ 、苦情 処 理 、被害救済などに関する事項を、個人情報保護責任者及び担 当部署に問い合わせることができます 。本会は、情報主体へのお問い合わせに対し、 遅滞なく回答及び処理いたします 。

この規程は、令和５年３月８日から施行する。